Wer kennt das nicht: Schon beim Aufstehen brummt der Kopf, weil so viele Aufgaben anstehen, dass gar nicht klar ist, wie diese alle bewältigt werden sollen. Dabei reichen oft ein paar kleine Überlegungen und Änderungen im Tagesablauf, um diesen entspannter und erfolgreicher zu bewältigen.

Die persönlichen Zeitfresser

Jeder hat sie: die Zeitfresser. Dabei sind sie so unterschiedlich wie die Menschen selbst. Der Eine verliert Zeit, weil er sich nicht von Smartphone und Social Media trennen kann, der Andere unterliegt seinem Drang nach Perfektionismus, der dazu führt, dass er mehr Zeit für seine Aufgaben benötigt. Der Nächste erledigt Aufgaben, für die er schon lange nicht mehr zuständig ist, diese aber noch ausführt, weil er sie immer schon gemacht hat. Und der Letzte verliert sich jeden Tag aufs Neue in einem Gespräch mit dem Kollegen. An dieser Stelle ist es erstmal wichtig, einmal ganz ehrlich zu sich selbst zu sein. Denn sobald Sie Ihre persönlichen Zeitfresser identifiziert haben, können Sie diesen bewusst entgegentreten und sie loswerden. Versuchen Sie zum Beispiel mal ganz bewusst Ihr Handy und Social Media für zwei Stunden zu ignorieren. Dies mag Ihnen am Anfang schwer, manchen sogar unmöglich, erscheinen, aber Sie werden sehen, dass Sie ohne diese Ablenkung effektiver und konzentrierter arbeiten werden – was wiederum dazu führt, dass Sie Ihre Aufgaben schneller erledigen.

Perfektion ist Definitionssache – und daher als Ziel ungeeignet

Der schwierigste Zeitfresser ist der Drang perfekt zu sein bzw. eine perfekte Arbeit abzuliefern. Dabei wird oft vergessen, dass ein perfektes Ergebnis immer im Auge des Betrachters liegt. Was für den Einen perfekt ist, ist es für den Anderen noch lange nicht. Und umgekehrt! Erledigen Sie Aufgaben gut, seien Sie Verbesserungsvorschlägen gegenüber aufgeschlossen, aber versuchen Sie nicht einer Sache hinterher zu jagen, die jeder Mensch anders definiert. Dieser ewige Wunsch nach Perfektionismus schlägt sich nicht nur in Ihrer benötigten Arbeitszeit wieder, sondern auch in Ihrer Seele. Denn je öfter Sie den Zustand „perfekt“ nicht erreichen, desto öfter werden Sie einer persönlichen Niederlage ins Auge sehen müssen und sich über dieses vermeintliche „Versagen“ selbst abwerten.

Planen Sie Ihren Tag

Ein Tag hat nur 24 Stunden, daher sollten Sie versuchen diese bestmöglich für sich zu nutzen. Wenn Sie dann nicht wissen, welche Aufgaben an einem Tag auf Sie zukommen und welche Reihenfolge für eine gute und rasche Erledigung vonnöten ist, können Sie viel Zeit liegen lassen. Denn Unschlüssigkeit und Orientierungslosigkeit machen eine effiziente Arbeitsweise schlichtweg unmöglich. Außerdem ist die Gefahr, dass man sich ablenken lässt größer, wenn man einem Tag ohne Plan und Ziel gegenübersteht. Natürlich ist nicht jeder Tag bis ins Kleinste vorauszuplanen. Es gibt immer wieder Überraschungen und Notfälle, für welche Spontanität unerlässlich ist. Verplanen Sie den Tag daher nicht komplett, sondern lassen Sie etwas freie Zeit übrig, um kurzfristig reagieren und handeln zu können. Allerdings ist auch jeder Tag von wiederkehrenden Vorgängen und Routinen geprägt, die im Voraus zu planen sind und Ihnen helfen Ihren Tag zu strukturieren. Diese Routinen entwickeln durch die Kraft der Gewohnheit eine Art Sogwirkung, die Sie mit durch den Tag nimmt.

Prioritäten setzen

Setzen Sie sich Prioritäten! Nicht alles ist gleich wichtig und nicht alles ist gleich dringend. In diesem Kontext ist es manchmal wichtig auch „nein“ sagen zu können. Besonders wenn Aufgaben von außen an Sie herangetragen werden, die von ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit nicht oben auf der Liste zu verorten sind. Dabei fühlen sich viele Menschen gerade in diesen Situationen unter Druck gesetzt, jene Aufgaben besonders schnell zu erledigen. Vertrauen Sie in solchen Situationen Ihren Kenntnissen sowie Erfahrungen und sortieren Sie die Aufgabe nach ihrer Priorität ein. Denn wenn Sie dem Druck nachgeben, wird nur eine neue Spirale ausgelöst: andere und eiligere Aufgaben werden aufgeschoben oder bleiben, im schlimmsten Fall, liegen.

Prioritäten setzen heißt auch mal “Nein” sagen

Um sich zu vergegenwärtigen, welche Aufgabe in der Priorität ganz oben steht, bietet das sogenannte „Eisenhower-Prinzip“ einen guten Anhaltspunkt. Hierbei stellt man sich zwei Fragen: Ist die Aufgabe wichtig? Und: Ist das Erledigen der Aufgabe dringend? Daraus ergeben sich vier mögliche Handlungsweisen:

  • Die Aufgabe ist wichtig und dringend: Diese Aufgaben sollten sofort erledigt werden.
  • Die Aufgabe ist wichtig, aber nicht dringend: Setzen Sie einen Zeitpunkt für das Erledigen der Aufgabe fest und halten Sie sich daran.
  • Die Aufgabe ist nicht wichtig, aber dringend: Diese Aufgabe können Sie nach Möglichkeit delegieren.
  • Die Aufgabe ist weder wichtig noch dringend: Oft finden sich hier Aufgaben, die überflüssig geworden sind, weil sie veraltet sind oder inzwischen jemand anderes die Aufgabe bereits ausgeführt hat und sie noch nicht vom Plan gestrichen wurde. Überprüfen Sie daher am besten, ob diese Aufgabe vom Plan gestrichen werden kann oder noch ansteht. Dann sollte diese Aufgabe jedoch zu den letzten Punkten auf Ihrer Liste gehören.

Wenn Sie versuchen diese Tipps umzusetzen, wird es wahrscheinlich immer wieder mal passieren, dass etwas nicht so läuft wie Sie möchten oder wie Sie es geplant haben. Lassen Sie sich davon nicht entmutigen! Arbeiten Sie sich Schritt für Schritt an einen Plan heran, der für Sie am geeignetsten ist. Denn Sie kennen sich und Ihren Tagesablauf am besten. Und genau darum geht es beim Zeitmanagement: Dass jeder den für sich richtigen Weg findet, sinnvoll mit seiner Zeit umzugehen.